File PDF là gì? Hình thức định dạng văn bản mang lại nhiều tiện ích

 20/12/2019

Tài liệu trong thế giới số hiện đại được trình bày dưới nhiều định dạng khác nhau, một trong số đó là định dạng PDF. Để tìm hiểu lý do tại sao định dạng PDF được sử dụng phổ biến trong quản lý tài liệu, hãy tham khảo thông tin trong bài viết sau đây

Định dạng PDF là gì?

Định dạng PDF là định dạng như thế nào?

Bên cạnh các định dạng văn bản được sử dụng phổ biến khi số hóa tài liệu, chẳng hạn như định dạng file Word, file PDF là một lựa chọn tối ưu với nhiều tiện ích cung cấp cho người sử dụng các chức năng quản lý tài liệu, file văn bản một cách thuận tiện nhất. 

PDF là từ được viết tắt từ cụm từ Portable Document Format – một hình thức định dạng file văn bản cung cấp bởi hệ thống phần mềm đến từ hãng Adobe Systems. Với các chức năng cơ bản của một công cụ định dạng  file văn bản như thực hiện chứa các file tài liệu, hình ảnh,…thành các tệp nhất định, PDF ngoài ra còn mang tính bảo mật khá cao phục vụ cho nhu cầu lưu trữ dữ liệu quan trọng cũng như chứa các chức năng đặc thù mà các định dạng khác không thể hỗ trợ. 

Các đặc điểm riêng biệt của file PDF

File PDF ngày càng được sử dụng nhiều hơn trong quá trình quản lý, lưu trữ văn bản tài liệu chính nhờ vào những tính năng riêng biệt, hữu ích mà định dạng này mang lại. Cụ thể:

Nếu như ở định dạng Word, tài liệu hầu như được phổ biến hoàn toàn và người sử dụng có thể tuỳ ý chỉnh sửa thông tin, nội dung văn bản thì file PDF là hình thức định dạng mang tính bảo mật cao, thường được sử dụng phục vụ nhu cầu lưu trữ các tài liệu quan trọng, đảm bảo an toàn cho người sở hữu. File PDF thực chất được mã hoá bởi nhiều phần mềm nên người truy cập không thể tuỳ ý chỉnh sửa nội dung tài liệu mà chỉ có thể xem tài liệu đó.

File PDF hỗ trợ truy cập trên nhiều thiết bị khác nhau: máy tính, điện thoại di động,các thiết bị di động khác. Mặc dù ở môi trường truy cập nào thì file PDF cũng có thể hiển thị với nội dung thống nhất, không bị sai lệch về hình thức lẫn nội dung.

Mặc dù file PDF hỗ trợ lưu trữ tài liệu với đầy đủ nội dung nhưng kích thước file định dạng lại khá nhỏ, thuận tiện cho việc trích xuất, sap chép, gửi file tài liệu một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không cần tốn nhiều thời gian, dung lượng chứa tài liệu. Quá trình tạo file và chuyển đổi file hết sức thuận tiện so với các định dạng khác.

Có thể đọc File PDF thông qua những phần mềm nào?

Hiện nay, có rất nhiều công cụ hỗ trợ để có thể truy cập và đọc tài liệu dưới dạng file PDF. Các phần mềm sau đây đang được sử dụng phổ biến nhất, có thể hỗ trợ các bạn trong quá trình tiếp cận với hình thức định dạng tài liệu này.

- Foxit Reader

Foxit Reader là một trong những phần mềm đọc file PDF khá nổi tiếng, được sử dụng phổ biến từ trước đến nay. Ứng dụng này phù hợp với hầu hết các cấu hình của máy tính hiện nay, dễ dàng sử dụng. Ứng dụng hỗ trợ tạo lập file PDF, đọc các file PDF tải về, kết nối nhằm chia sẻ file trực tuyến, ngoài ra còn cung cấp công cụ giúp tạo chữ ký và bảo mật file PDF,…

- Adobe Reader

Adobe Reader cũng là một phần mềm xứng danh trong số những phần mềm đọc file PDF tốt nhất. Ứng dụng này cũng cung cấp các chức năng tạo file, đọc file PDF tương tự và được sử dụng hoàn toàn miễn phí. Giao diện của phần mềm này có ưu điểm thân thiện và thuận tiện trong việc sử dụng.

- Đọc file trực tiếp trên trình duyệt web đang sử dụng

Không cần phải sở hữu một ứng dụng đọc file PDF cố định nào, hiện nay các trình duyệt web đều hỗ trợ chức năng đọc file PDF cho người sử dụng. Vì vậy, bạn có thể đọc file trực tiếp khi trình duyệt có kết nối internet và truy cập vào file tài liệu. Song, cách thức này không cung cấp những tính năng như các phần mềm đọc file PDF có hỗ trợ mà chỉ phục vụ nhu cầu đọc file cơ bản, thu nhỏ, phóng to kích thước tài liệu.

Các thông tin trong bài viết trên đã cung cấp cho các bạn một số kiến thức về file PDF cũng như cách thức tiếp cận với loại định dạng này. Hy vọng các bạn đã có những thông tin bổ ích cho mình và vận dụng vào thực tiễn, giúp công việc, cuộc sống trở nên thuận tiện hơn.

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin xem nhiều