Một số thông tin về hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nên biết

 23/11/2019

Việc thay thế hóa đơn đỏ truyền thống bằng hóa đơn điện tử là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong thời buổi 4.0 hiện nay. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thêm một số thông tin về hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp nên biết nhé.

Hóa đơn điện tử là gì?

Thế nào là hóa đơn điện tử?

Quy định tại điều 3 thông tư 32/2011/TT-BTC đã giải thích như sau: “Hóa đơn điện tử được quy định là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ.” Đây là loại hóa đơn mới được bộ Tài chính áp dụng cho các doanh nghiệp kinh doanh hiện nay thay thế cho hóa đơn giấy.

Hóa đơn điện tử bao gồm những loại như sau:

  • Hóa đơn xuất khẩu

  • Hóa đơn bán hàng

  • Hóa đơn giá trị gia tăng

  • Hóa đơn khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử,… 

Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Đối với tổ chức tạo hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp, người bán hàng, dịch vụ cần phải đáp ứng những điều được liệt kê tại khoản 2, Điều 4, Thông tư 32 như sau:

  • Tổ chức kinh tế cần phải có đủ điều kiện, đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế, hoặc là có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng

  • Có đội ngũ thực thi đủ trình độ, khả năng thích hợp với yêu cầu trong lĩnh vực khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy trình đề ra.

  • Doanh nghiệp cần phải tổ chức, xây dựng đường truyền tải đảm bảo kết nối mạng dữ liệu đồng thời phải trang bị các thiết bị đáp ứng được nhu cầu khai thác, xử lý bảo quản hóa đơn điện tử cũng như đảm bảo sự an toàn của cơ sở dữ liệu hóa đơn.

  • Chữ ký điện tử theo đúng quy định của pháp luật

  •  Phần mềm dịch vụ, bán hàng kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hóa đơn được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu)

  • Có đầy đủ quy trình sao lưu phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố

Đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử

 Các doanh nghiệp sau khi đáp ứng đủ các điều kiện nêu trên thì cần phải chọn lựa một đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín, chất lượng và tuân theo điều kiện của pháp luật như sau:

  • Có ít nhất 05 năm làm việc trong ngành công nghệ thông tin và đã triển khai ứng dụng cho ít nhất là 10 tổ chức

  • Có kinh nghiệm xây dựng giải pháp công nghệ thông tin, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các tổ chức.

  • Cần phải có cam kết bảo lãnh của tổ chức tín dụng tại Việt Nam

  • Tổ chức cần có ít nhất 20 nhân viên chuyên ngành công nghệ thông tin, chứng chỉ đại học.

  • Có nhân viên theo dõi 24/7 duy trì hệ thống trao đổi dữ liệu được hoạt động ổn định.

  • Có hệ thống, thiết bị sao lưu dữ liệu theo quy định được nhắc đến trong Nghị định số 119/2018/NĐ-CP

Nguyên tắc lập, sử dụng hóa đơn điện tử

Việc lập hóa đơn điện tử cần phải tuân thủ nghiêm ngặt những quy tắc sau đây:

  • Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán cần lập hóa đơn điện tử có (hoặc không có) mã của cơ quan thuế để giao cho người mua theo định dạng chuẩn đã được quy định, không phân biệt theo giá trị từng lần cung cấp dịch vụ.

  • Việc đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử cần phải quân thủ hoàn toàn các quy định của pháp luật 

  • Doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh, tổ chức kinh doanh cần chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác thông tin trên hóa đơn.

Nội dung của hóa đơn điện tử

Không khác hóa đơn phát hành giấy là mấy, hóa đơn điện tử cũng bao gồm những nội dung cơ bản như sau:

  • Tên hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn

  • Tên, mã số thuế, địa chỉ người bán

  • Tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ người mua

  • Tên, số lượng, đơn vị tính, đơn giá sản phẩm, thành viên chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo thuế suất, tổng tiền thanh toán đã có thuế.

  • Chữ ký điện tử, chữ ký số người bán và người mua (nếu có)

  • Thời điểm lập hóa đơn

  • Mã số cơ quan thuế

  • Lệ phí và một số nội dung khác liên quan (nếu có)

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Đối với bán hàng: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng hang hóa cho người mua

Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc tại ngay thời điểm lập hóa đơn

Trong trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao đều phải lập hóa đơn với số lượng tương ứng

Một hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo những điều gì?

Theo như Khoản 3 điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC đã nêu rõ những điều kiện khiến cho hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý như sau:

  • Đủ độ tin cậy về những thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, tức là không bị thay đổi thông tin, toàn vẹn về hình thức phát sinh tại quá trình trao đổi, lưu trữ hóa đơn.

  • Thông tin trong hóa đơn có thể sử dụng, truy cập dưới dạng hoàn chỉnh khi cần

  • Thể hiện dưới dạng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả; nếu bắt buộc phải thêm tiếng nước ngoài thì để trong ngoặc đơn ().

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần hiểu rõ về những trường hợp hóa đơn điện tử không hợp pháp để tránh tình trạng sai sót xảy ra như sau:

  • Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế, chưa có mã của cơ quan thuế để gửi cho người mua

  • Hóa đơn điện tử được lập khống

  • Sử dụng hóa đơn điện tử của dịch vụ A để chứng minh cho dịch vụ B

  • Giá trị thanh toán trong hóa đơn điện tử thấp hơn giá trị thực tế đã phát sinh.

Những lợi ích, bất cập khi sử dụng hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử ngoài việc nhanh gọn còn có một số lợi ích nhất định như sau:

  • Tiết kiệm chi phí trong vấn đề in và phát hành hóa đơn tới khách hàng bởi hóa đơn sẽ được phát hành thông qua các phương tiện điện tử như email

  • Có thể nhanh chóng phát hành hóa đơn điện tử theo số lượng lớn, dễ dàng lưu trữ

  • Khiến cho việc thống kê, quản lý, tìm kiếm hóa đơn trở nên dễ dàng hơn so với việc dùng hóa đơn giấy như trước.

  • Không xảy ra hư hỏng, rách hay thất lạc hóa đơn khi gửi cho khách

  • Thuận tiện hơn trong việc hạch toán, đối chiếu dữ liệu cũng như việc kiểm tra của đơn vị quản lý Thuế.

Bên cạnh những lợi ích nêu trên, hóa đơn điện tử cũng có một số bất cập như: Hạ tầng kỹ thuật doanh nghiệp chưa đủ tốt để đáp ứng quy định theo như Thông tư, nguồn nhân lực chuyên môn cũng chưa tốt,…

Cách xử lý hóa đơn điện tử khi bị lập sai

Khi thông tin trên hóa đơn điện tử bị viết sai, doanh nghiệp có nhu cầu viết lại hóa đơn thì cần phải tuân thủ theo việc lập biên bản điều chỉnh hóa đơn, thu hồi hóa đơn theo mẫu

Việc xử lý hóa đơn sai sót sẽ đơn giản hơn khi dùng hóa đơn giấy bởi hóa đơn điện tử đã có sẵn các mẫu và biên bản trên phần mềm, kế toán sẽ dựa vào đó xử lý và gửi trực tiếp lại cho khách hàng một cách nhanh gọn.

Đối với hóa đơn giấy còn tồn đọng thì Bộ Tài chính sẽ có hướng dẫn xử lý cụ thể khi doanh nghiệp đó đủ điều kiện hạ tầng, cơ sở vật chất và nhân lực để chuyển sang áp dụng dạng hóa đơn điện tử.

Trên đây là một số thông tin về nội dung và nguyên tắc khi lập hóa đơn điện tử. Hy vọng bài viết có thể giúp các doanh nghiệp lập, xử lý hóa đơn điện tử một cách đúng đắn và hợp lý nhất có thể. 

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin xem nhiều