Tìm hiểu về vị trí kế toán kho trong doanh nghiệp

 24/12/2019

Trong bộ máy kế toán của mỗi doanh nghiệp, kế toán kho đóng vai trò là một “ mắt xích” quan trọng giúp vận hành trơn tru bộ máy, trực tiếp kiểm soát hoạt động xuất – nhập, lưu trữ hàng tồn kho và kịp thời ngăn chặn những rủi ro mất mát cho doanh nghiệp. Vậy trước khi muốn trở thành một kế toán kho, chúng ta cần phải nắm được nnhững thông tin cơ bản nào? 

Kế toán kho là gì? Công việc của kế toán kho

Kế toán kho là gì?

Kế toán kho là vị trí kế toán chịu trách nhiệm theo dõi hàng tồn kho, làm việc tại kho lưu trữ hàng hóa, vật liệu của các doanh nghiệp và chịu sự quản lý của Kế toán trưởng. Kế toán kho lập các loại hóa đơn, chứng từ, theo dõi chi tiết số lượng và tình hình xuất – nhập – tồn của mỗi loại hàng hóa trong kho, đối chiếu số lượng trong hóa đơn, sổ sách, chứng từ với số liệu kiểm kê do Thủ kho trình lên. 

Từ đó nhận biết sai sót, chênh lệch giữa số liệu ghi sổ và số liệu thực tế, hạn chế được rủi ro, thất thoát cho doanh nghiệp và đưa ra những biện pháp xử lí phù hợp. Đồng thời kiểm soát được lượng hàng tồn kho để kịp thời bổ sung hàng hóa, nguyên vật liệu dự trữ phục vụ nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.

Nhiều người thường nhầm lẫn vai trò của Kế toán kho và Thủ kho. Ta có thể hiểu đơn giản, thủ kho là người chịu trách nhiệm quản lí trực tiếp về mặt nhân sự và hàng hóa trong kho. Kế toán kho thường chịu trách nhiệm quản lý thủ kho, đối chiếu số liệu và nhập vào hóa đơn chứng từ. Hay nói cách khác, thủ kho là người quản lý về mặt hiện vật, còn kế toán kho quản lý về mặt giá trị trong bộ phận kho.

Công việc của kế toán kho

Nội dung công việc của kế toán kho trong mỗi loại hình doanh nghiệp sẽ có sự thay đổi để đảm bảo tính phù hợp và tối ưu hóa công tác quản lí hàng tồn kho cho doanh nghiệp mình.  Nhìn chung, kế toán kho sẽ làm việc trên các loại chứng từ, sổ sách như sau: 

  • Phiếu nhập kho kèm theo các chứng từ đầu vào như: Hợp đồng mua bán, hóa đơn thuế GTGT, Packing list,…

  • Phiếu xuất kho kèm chứng từ đầu ra như: Phiếu yêu cầu xuất vật tư, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn thuế GTGT,…

  • Thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa, thành phẩm, sổ theo dõi tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ dụng cụ (CCDC), …

Công việc hàng ngày của một kế toán kho bao gồm những nhóm công việc chính như

Kiểm soát, kiểm kê lượng hàng hóa trong kho 

  • Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho, lên kế hoạch xuất - nhập kho và trình Kế toán trưởng xem xét và phê duyệt, đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất kinh doanh của  doanh nghiệp

  • Cùng với Thủ kho, bên nhận, bên giao tham gia kiểm đếm số lượng hàng hóa nhập - xuất kho đảm bảo trùng khớp với yêu cầu. Lưu nội dung vào sổ ghi chép Kế toán

  • Kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của Thủ kho, cách sắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu số hàng tồn kho với số liệu trên hệ thống

  • Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sự chêch lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng Kế toán để xử lý.

Kiểm soát và lập các chứng từ xuất - nhập có liên quan 

  • Hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập - xuất hàng hóa, nguyên vật liệu. Khi có yêu cầu, lập báo cáo tồn kho và kiểm tra hàng tồn kho, báo cáo nhập - xuất tồn hàng hóa đảm bảo số liệu thực tế trùng khớp với số liệu trên hệ thống kế toán

  • Kiểm tra tính chính xác và hợp lệ của các chứng từ liên quan như hợp đồng giao nhận, mua bán hàng hóa, phiếu yêu cầu xuất vật tư, phiếu xuất kho,… trước khi thực hiện công việc xuất – nhập kho.

  • Kịp thời phát hiện và xử lí những trường hợp thiếu hụt nguyên vật liệu, chất lượng hàng tồn kho không đảm bảo so với yêu cầu và báo cáo cấp trên để kịp thời giải quyết.

  • Kiểm tra và đối chiếu các loại hóa đơn chứng từ, sau đó cập nhật số liệu hàng hóa, vật tư vào phần mềm kế toán

Hạch toán kế toán và kê khai thuế theo quy định 

  • Kế toán kho hạch toán việc xuất - nhập hàng hóa, nguyên vật liệu; thực hiện hạch toán giá vốn hàng bán, doanh thu, theo dõi tình hình công nợ 

  • Thực hiện kê khai thuế đầu vào và đầu ra định kì theo quy định; cập nhật nội dung kê khai thuế vào hệ thống quản trị kế toán

Ngoài các công việc trên, kế toán kho đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của Bộ phận kho, phối hợp với Kế toán công nợ, kế toán giá thành kiểm tra, đối chiếu các số liệu ghi chép liên quan, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên 

Những yêu cầu cơ bản khi tuyển dụng kế toán kho

Kế toán là công việc đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ và tập trung cao độ. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể ảnh hưởng nghiêm trọng và gây ra những thiệt hại nặng nề. Vì vậy, điều quan trọng để đảm nhiệm tốt vai trò kế toán kho trong bộ máy kế toán doanh nghiệp đó chính là sự cẩn thận trong công việc, có thể xử lý và chịu được khối lượng công việc lớn với tần suất làm việc liên tục. Việc trực tiếp làm việc tại bộ phận kho cũng yêu cầu tính liêm khiết, trung thực để tránh trường hợp mất mát, biển thủ tài sản hay bao che cho những hành vi vi phạm để nhằm tư lợi cho bản thân.

Kế toán kho cũng phải là người biết sắp xếp và tổ chức công việc một cách khoa học và logic. Ví dụ như việc bố trí và sắp xếp các loại hàng hóa, vật tư trong kho như thế nào để dễ dàng kiểm kê và quản lý

Kế toán kho là vị trí đảm nhiệm các nghiệp vụ kế toán đơn giản, ít phức tạp hơn kế toán các phần hành khác, ít đòi hỏi về trình độ chuyên ngành hơn. Vị trí này thường ít đòi hỏi kinh nghiệm, trình độ chuyên môn hơn, chú trọng vào yếu tố “ con người”. Tuy nhiên vẫn cần nắm chắc các kiến thức kế toán cơ bản và một vài kiến thức chuyên sâu về nghiệp vụ Xuất – nhập kho, công nợ, kê khai thuế GTGT,… 

Kế toán kho hiện này thường làm việc trên hệ thống phần mềm kế toán và excel. Điều này đòi hỏi mỗi kế toán viên có khả năng sử dụng thành thạo các phần mềm kế toán,  liên tục cập nhật và làm quen với công nghệ mới.

Vị trí kế toán kho khá phù hợp với các bạn trẻ mới ra trường, có kiến thức chuyên môn về kế toán tuy nhiên chưa có nhiều kinh nghiệm và trải nghiệm thực tế. Đảm nhiệm vị trí này chính là bàn đạp để phát triển bản thân và trau dồi được một lượng lớn những kiến thức chuyên ngành kế toán từ cơ bản đến chuyên sâu. Từ đó mang đến những cơ hội, những định hướng tốt hơn trong công việc.

Cơ hội nghề nghiệp cùa kế toán kho

Thường từ 1-2 năm đầu sau khi ra trường hoặc mới bước chân vào ngành kế toán, giai đoạn này vì còn ít kinh nghiệm và trình độ chuyên môn còn yếu nên đảm nhiệm ở một mảng nhất định như kế toán bán hàng, kế toán kho, kế toán tiền lương… Kế toán kho chính là một trong những sự lựa chọn phù hợp hàng đầu. Trong quá trình làm việc, kế toán sẽ được tích lũy kinh nghiệm và vận dụng những bài học trên lý thuyết vào các tình huống trong thực tế doanh nghiệp. Đây là giai đoạn khởi đầu nhưng cũng là giai đoạn quan trọng nhất trong sự nghiệp của một kế toán. 

Vị trí kế toán kho sẽ giúp tích lũy kiến thức về nghiệp vụ cũng như cập nhật hiểu biết cơ bản về chính sách, pháp luật, thông tư, nghị định hiện hành về doanh nghiệp, các chế độ chính sách: Luật doanh nghiệp, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng, xuất nhập khẩu… Các kĩ năng sử dụng phần mềm và hạch toán cơ bản, cách lên kế hoạch và phân bổ thời gian, xử lý công việc theo trật tự logic,…
Từ vị trí kế toán kho cùng với quá trình không ngừng nỗi lực tiếp thu nâng cao trình độ chuyên môn, cùng với sự am hiểu về việc vận hành tổ chức bộ máy kế toán của doanh nghiệp, điều này chính là đòn bẩy để bạn có thể leo lên tới các nấc thang tiếp theo.

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin xem nhiều