Những điều cần biết về kỹ năng tổ chức cuộc họp bài bản

 07/01/2020

Bạn đang băn khoăn vì không biết cách tổ chức một cuộc họp sẽ gồm những gì? Cách thức tổ chức ra sao? Đừng lo, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những kỹ năng, mẹo hay về cách tổ chức một cuộc họp sao cho hiệu quả và toàn diện nhất.

1. Lên kế hoạch trước khi tổ chức cuộc họp

Việc lên kế hoạch trước cuộc họp có thể tạo ra sự khác biệt lớn khi tổ chức trong thực tế. Điều này bao gồm cách thức tổ chức cuộc họp, địa điểm diễn ra cuộc họp,..

Kỹ năng tổ chức cuộc họp hiệu quả

1.1. Mục đích của cuộc họp:

Đây là câu hỏi đầu tiên mà bạn phải trả lời. Câu hỏi này sẽ giúp bạn làm rõ những điều mà bạn mong muốn nhất trong buổi họp, hay còn được hiểu là mục tiêu của buổi họp. Điều này sẽ tác động đến tất cả những quyết định về sau của bạn, đặc biệt là cách thức tổ chức. 

1.2. Thời gian diễn ra cuộc họp:

Hãy đảm bảo bạn đưa ra nhiều thông báo trước đó để mọi người có thể đủ thời gian lên kế hoạch. Đặc biệt, hãy nhấn mạnh lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp trong khoảng thời gian ngắn để nhiều người có thể tham gia. 

1.3. Tìm địa điểm:

+ Địa điểm: Khi chọn một địa điểm, bạn hãy xem địa điểm ấy có thể đến bằng những phương tiện giao thông nào?, có gần những người bạn muốn đến?,…

+ Sự thoải mái: Địa điểm có đủ không gian, ánh sáng và không khí trong lành có thể giúp mọi người dễ dàng tập trung hơn nhiều. Địa điểm ồn ào sẽ khiến cho cuộc họp của bạn gián đoạn và làm mọi người xao nhãng.

+ Chi phí của địa điểm: Khi ngân sách của bạn bị hạn chế, thay vì thuê một địa điểm nào đó hãy gặp nhau trong quán cà phê hoặc thậm chí là nhà của chính bạn. 

1.4. Lập chương trình họp:

Đây là bước cuối cùng trong việc lập kế hoạch tổ chức. Chương trình họp là một danh sách những gì bạn định nói  theo thứ tự. Đây có thể là danh sách các quyết định mà bạn cần đưa ra hoặc các chủ đề rộng hơn như “Chia sẻ cảm nhận của mình về vấn đề này”. Nó có thể bao gồm thời gian bắt đầu, kết thúc và thời gian giải lao. Dưới đây là một bản chương trình họp mẫu:

7:00       Giới thiệu cuộc họp và Check-in
 

7:15      Báo cáo từ các nhóm làm việc: Truyền thông, tài chính, quầy hàng
 

7:35       Người lên kế hoạch bắt đầu nêu những vấn đề cần họp
 

8:00       Giải lao: Trà và bánh
 

8:20       Lấy ý kiến từ mọi người và đưa ra quyết định thống nhất
 

9:00       Đánh giá cuộc họp và kết thúc

2. Tổ chức trong cuộc họp

Dưới đây là một số lời khuyên và ý tưởng sẽ giúp cuộc họp của bạn được thực hiện một cách hiệu quả trong thực tế. 

Kỹ năng tổ chức cuộc họp hoạt động như thế nào.

2.1. Chuẩn bị phòng họp

Hãy cố gắng chuẩn bị bố cục phòng họp một cách thân thiện và dễ dàng tham gia. Bố cục vòng tròn luôn là bố cục lý tưởng để tất cả mọi người đều có thể nhìn thấy nhau và nghe nghe ý kiến một cách dễ dàng. 

2.2. Những điều cần lưu ý

+ Tạo không gian cho mọi người cùng tham gia: Sử dụng các câu hỏi để mở ra những ý kiến ​​khác nhau: "Tôi đang nghe thấy có nhiều ý kiến đồng tình với ý tưởng hoãn việc xây dựng này lại, bạn có ý kiến khác không?" 
+ Làm cho cuộc họp hấp dẫn: Hãy tạo cơ hội cho mọi người di chuyển, nói chuyện trong các nhóm nhỏ và có thời gian phản biện. 

+ Luôn có thái độ thân thiện: Điều quan trọng là các thành viên phải cảm thấy tích cực về bản thân, về nhau và nhóm! Truyện cười, quan tâm đến cảm xúc của mọi người và thậm chí cả những phút tâm sự ngắn cũng giúp tạo nên bầu không khí thân thiện. 
+ Giải quyết những bất đồng: Có những người có thể bị 'mắc kẹt' trong chính những bất đồng của họ. Trong nhiều trường hợp, một cuộc thảo luận cởi mở, trung thực, thẳng thắn sẽ giúp giải quyết vấn đề này. Điều này nên thực hiện càng sớm càng tốt, trước khi mọi thứ trở nên mất kiểm soát. 

2.3. Giới thiệu cá nhân

Trong một cuộc họp với những người mới, hãy giới thiệu bản thân và nói lý do tại sao bạn tổ chức. Trong một nhóm đã cùng làm việc, bạn có thể bắt đầu với việc hỏi thăm sức khỏe mọi người. Nếu cuộc họp có nhiều hơn 15 người, hãy chia thành các nhóm nhỏ hơn hoặc cung cấp thông tin vắn tắt trong phần giới thiệu.

2.4. Giới thiệu cuộc họp

Kiểm tra xem tất cả mọi người có nắm được mục tiêu của buổi họp hay không. Giải thích bất cứ điều gì đối với những người mới về cuộc họp. Ngoài ra, hãy chia sẻ thông tin về địa điểm, ví dụ: nhà vệ sinh, lối thoát hiểm, vv

2.5. Chạy chương trình họp

Tập trung vào vấn đề chính tại một thời điểm, hoặc theo thứ tự bạn đã lên kế hoạch. Nếu một vấn đề mới nảy sinh, bạn nên để nó cho một cuộc họp khác, hoặc giải quyết ngay lập tức trong trường hợp khẩn cấp. 

+ Nói theo vòng: Mỗi người thay phiên nhau nói mà không bị gián đoạn hoặc nhận xét từ bất kỳ ai khác. Sau khi nói xong những người khác sẽ nêu ý kiến. 

+ Nhóm nhỏ hoặc cặp: Nhiều người thoải mái hơn khi nói lên ý kiến ​​của mình trong một nhóm nhỏ hơn. Đây có thể là một cách tốt để cung cấp cho tất cả mọi người cơ hội để tìm hiểu những gì họ nghĩ về một vấn đề trước khi tham gia vào một cuộc thảo luận nhóm về chủ đề này. 

Hầu hết chúng ta có thể tập trung lâu hơn nếu có cơ hội di chuyển và thư giãn. Các lựa chọn bao gồm nghỉ ngơi, ra ngoài thư giãn, đổi chỗ một vài phút,….

2.6. Kế hoạch trong tương lai

Hãy chắc chắn rằng tất cả mọi người biết những gì sẽ được diễn ra sau đó. Ví dụ, hãy hỏi ý kiến mọi người về một ngày họp tiếp theo. 

2.7. Đánh giá cuộc họp

Xem xét cuộc họp có kết nối được mọi người với nhau hay không và từ đó tìm ra cách họp phù hợp với tất cả mọi người. Đây có thể là một cuộc trò chuyện ngắn ở cuối cuộc họp. Hoặc bạn có thể lấy feedback từ mọi người thông qua Google. 

2.8. Kết thúc cuộc họp

Hãy dành ra một vài phút để cùng nhau làm điều gì đó trước khi cuộc họp kết thúc. Đối với một số người, một bài hát, một trò chơi ngắn hoặc tâm sự vòng tròn sẽ làm cuộc họp trở nên hoàn hảo hơn. 

Trên đây là những kỹ năng, mẹo hay về cách tổ chức một cuộc họp sao cho hiệu quả và toàn diện nhất. Chúc các bạn làm việc hiệu quả !

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin xem nhiều