Thư ký là gì? Tìm hiểu những kỹ năng cần thiết của một thư ký

 09/12/2019

Thư ký là gì? Thông qua phim ảnh hay công việc hằng ngày thì chúng ta có thể thấy thư ký thực sự là một cánh tay đắc lực của giám đốc hay chủ tịch các doanh nghiệp. Ở bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu kỹ hơn về vị trí này.

Nghề thư ký là gì?

Thư ký là ai?

Về chức vụ này, người ta sẽ dùng nhiệm vụ của họ để định nghĩa. Cụ thể, thư ký sẽ là người thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ quản lý, điều hành trong doanh nghiệp. Ngoài ra, họ cũng thường xuyên làm các công việc về giấy tờ, tạp vụ hành chính, lên kế hoạch, lịch trình, tổ chức cuộc họp, soạn thảo văn bản cho giám đốc công ty, doanh nghiệp. 

Trước đây, thư ký chỉ thực hiện những chức năng như ghi chép và giấy tờ công văn nhưng ở thời đại ngày nay, vai trò của họ thực sự lớn hơn rất nhiều và nó đã trở thành một nghề được đánh giá khá phổ biến ở thời điểm hiện tại.

Những kỹ năng cần có của một người thư ký là gì?

Là một trợ lý, một cánh tay đắc lực cho giám đốc hay người điều hành không phải là điều mà ai cũng có thể làm tốt. Chúng ta sẽ cùng điểm qua một số kỹ năng chính là nhà tuyển dụng sẽ quan tâm đối với chức vụ thư ký trong doanh nghiệp, tổ chức nhé.

Kiến thức chuyên môn phải vững, đó là yếu tố đầu tiên. Họ phải hiểu sâu sắc về nghề nghiệp, lĩnh vực mà mình hoạt động. Có thể truyền đạt lại trôi chảy, chính xác, dễ hiểu các nghiệp vụ chuyên môn và vấn đề trong công việc cho người khác sẽ là điều cần thiết. 

Tiếp theo, kỹ năng giao tiếp là không thể thiếu, nhất là với một thư ký. Trước hết, khi gặp gỡ đối tác, cách hành xử của thư ký sẽ phản ánh bộ mặt của công ty cho nên họ sẽ phải biết tự kiềm chế bản thân, cư xử nhã nhặn, đúng mực, lịch sự với tất cả mọi người. Có thể sử dụng ngôn ngữ linh hoạt trong suốt quá trình làm việc là một lợi thế rất lớn. Bên cạnh đó, phong thái và chất giọng phải bộc lộ được sự tự tin và thuyết phục đối phương.

Kỹ năng quản lý sẽ là một yêu cầu cơ bản với thư ký hiện nay. Không chỉ là những công việc ghi chép và truyền đạt nội dung yêu cầu của giám đốc như trước đây nữa, người thư ký phải biết cách tổ chức công việc và các công tác quản lý cần được phối hợp hài hoà. Họ phải biết phán đoán, tư duy logic, thông minh các tình huống nhanh chóng. Quản lý thời gian và phân bổ công việc hợp lý là điều cần phải có ở một thư ký.

Kỹ năng sử dụng vi tính và tin học dường như là bắt buộc với những ai làm việc văn phòng. Việc sử dụng thành thạo mà chúng tôi đang đề cập đến không phải là các mảng chuyên sâu về tin học. Thư ký phải đảm bảo được rằng những công cụ văn phòng cơ bản như soạn thảo hay lập bảng tính phải chính xác và nhanh chóng. 

Ngoài những yếu tố kể trên, những điều mà một người thư ký xuất sắc sẽ phải trau dồi đó là rèn luyện trí nhớ thật tốt. Khả năng tốc ký, đọc hiểu nhanh, nắm bắt vấn đề nhạy bén, hiểu biết rộng về các kiến thức xã hội. Nếu như thể hiện được những điều này thì các bạn sẽ ghi điểm lớn trong lòng người tuyển dụng của doanh nghiệp.

Những điều cần chú ý khi trở thành thư ký của giám đốc

Ngoài những yếu tố về mặt chuyên môn nghề nghiệp, ngành nào, lĩnh vực nào cũng sẽ có những đặc thù riêng biệt, thư ký cũng như vậy. Vốn là người thân cận của giám đốc, làm việc cùng nhau và có mối quan hệ mật thiết, người thư ký phải hết sức giữ khoảng cách, tất cả chỉ nên dừng lại ở mức độ công việc mà thôi. 

Tiếp đó, thư ký nên biết hành xử đúng mực và có những xử sự khôn ngoan đối với các mối quan hệ khác như bạn bè hay người thân của giám đốc. Đừng tham gia sâu vào đời sống của giám đốc là một lời khuyên hữu ích. Sẽ có những trường hợp người lãnh đạo là những người đa cảm, họ có cảm tình mạnh mẽ với bạn và dần, bạn chính là người rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan.

Có thể nói rằng, làm thư ký không hề dễ chút nào, bạn phải kiểm soát được bản thân và xác định rõ ranh giới nghề nghiệp nếu như muốn phát triển lâu dài. Hy vọng rằng những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ trong bài viết trên đây sẽ giúp các bạn hiểu rõ thư ký là gì và những kỹ năng cần thiết của một người thư ký xuất sắc.

>>> Xem thêm các bài viết:

Tin xem nhiều