Hướng dẫn chi tiết cách tính tổng trong Excel bằng hàm SUM

Trong Excel chúng ta thường gặp những bài yêu cầu tính tổng của 1 số với 1 số, của một nhóm nhiều ô địa chỉ hay của những nhóm ô khác nhau. Dưới đây là cách tính tổng trong Excel nhanh và chính xác cho những bạn mới học.

Hàm SUM là gì?

Trong toán học để tính tổng ta sử dụng phép cộng (+) để cộng những giá trị cần tính tổng lại. Ở đây trong tin học thì mỗi giá trị đó được gắn với 1 giá trị ô nhất định với cấu trúc ô gồm (phần chữ + phần số) trong đó phần chữ là đánh dấu của cột và phần số là đánh dấu cho hàng.
VD: ô A1 nằm ở cột 1 hàng 1 , ô B2 nằm ở cột 2 hàng 2 , ô C3 nằm ở cột 3 hàng 3, …
Để tính tổng 3 giá trị trên theo thông thường ta dùng công thức = A1+B2+C3.

Tuy nhiên nếu những địa chỉ ô đó có mối liên hệ hoặc quá nhiều ô cần tính tổng thì việc liệt kê đúng và đủ là rất khó vì vậy ta có hàm SUM là hàm tính tổng giúp việc tính tổng trở nên dễ dàng hơn.

Cấu trúc hàm SUM

Cấu trúc: =SUM(number 1; [number 2];…)

trong đó SUM là tổng

number 1 là đối số 1 (có thể là địa chỉ ô hoặc cụm ô )

number 2 là đối số 2 (có thể là địa chỉ ô hoặc cụm ô )

number n là đối số n (có thể là địa chỉ ô hoặc cụm ô )

Chú ý:

- Phải có dấu “=” trước hàm.

- Không thêm dấu cách giữa SUM và dấu mở ngoặc đơn “(“.

- Ngăn cách giữa các đối số thường là dấu chấm phẩy “;” nhưng một số trường hợp máy sẽ mặc định là dấu phẩy “,” nên cần để ý kĩ khi tính toán.

VD: =SUM(A1;B2;C3)

Những mẹo để sử dụng hàm SUM nhanh hơn

- Có thể khai báo địa chỉ ô bằng cách kéo thả chuột chọn từ ô đầu tiên trong khối đến ô cuối cùng

VD: Nếu bạn muốn chọn địa chỉ ô để tính tổng :

- Từ A1 đến A5 (theo cột) hoặc

- Từ A1 đến F1 (theo hàng ) hoặc

- Từ A1 đến G5 ( theo khối liền mạch)

thì khi khai địa chỉ ô chỉ cần kéo thả từ ô A1 đến ô cuối cần tính.

Kết quả hiện ra lần lượt như sau:

=SUM(A1:A5)

=SUM(A1:F1)

=SUM(A1:G5)

- Trong bài tập thường yêu cầu tính nhiều tổng khác nhau, vì vậy để tránh phải thao tác lại nhiều lần sau khi tính 1 tổng 1 lần

Cách 1: Ấn copy (Ctrl +C) và chọn những ô cần tính tổng ấn paste ( Ctrl+V)

Cách 2: Chọn ô đã tính tổng, di chuyển con trỏ chuột đến góc dưới bên phải ô đến khi con trỏ chuyển thành hình dấu cộng đen, kéo thả con trỏ chuột đến nơi cần tính tổng.

4. Cách tính tổng nhanh:

Cách 1: Hàm SUM rất thuận tiện nếu bạn muốn tính tổng của nhiều số, nhưng nếu bạn chỉ cần tính tính tổng của một số ít ( 2 hoặc 3 số) thì nên sử dụng cách tính đơn giản nhất là cộng thủ công lần lượt (hoặc chọn lần lượt các địa chỉ ô)

VD: Cần cộng ô A1 giá trị “5” và ô C9 giá trị “9” thì chỉ cần tính :

=A1+C9; tránh lạm dụng công thức mất thời gian hơn.

Cách 2: Nếu bạn chỉ cần cộng tổng của các con số mà không cần nó hiện ra màn hình thì có một cách rất thuận tiện.

Khi ta bôi đen tất cả những ô cần tính tổng ở thanh trạng thái cuối trang tính sẽ tự động cập nhật tổng, trung bình cộng và số lượng ô được chọn.

Cách 3: Nếu bạn cần tính tổng của 1 hàng (1 cột):

B1:  Đặt con trỏ chuột dưới (bên phải) vùng dữ liệu

B2: Chọn Home, trong nhóm Editing (sửa) chọn Autosum (tự động tính tổng) (hoặc ấn vào mũi tên nhỏ bên phải để chọn Auto AVERAGE (tự động tính giá trị trung bình cộng) , Auto COUNT (tự động đếm ký tự/ số dữ liệu),… mà bạn cần tính)

B3: Màn hình sẽ tự hiện lên công thức, sửa địa chỉ ô cần tính tổng nếu muốn

B4: Ấn Enter trên bàn phím

Trên đây là giới thiệu sơ lược cùng một số cách tính tổng nhanh gọn đối với những bạn mới làm quen với Excel. Các bạn hãy ghi nhớ những cách tính này để tính nhanh nhất nhé. Chúc các bạn thành công.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Hàm Vlookup và những điều bạn cần biết khi dùng hàm Vlookup?
• CPA là gì? Những điều cần phải biết khi nhắc đến CPA