Làm sao viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh một cách chuyên nghiệp?

Trong bài này mình sẽ cùng các bạn tìm hiểu cách viết một mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh nhé, vì với bất kể nguyên nhân nào thì viết một lá đơn xin nghỉ việc chỉn chu cũng là một việc để lại ấn tượng tốt.

1. Cấu trúc đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Nhân viên một công ty có thể xin nghỉ việc vì nhiều nguyên nhân, cho nên hầu như không có hai lá đơn xin nghỉ việc nào là như nhau cả. Thế nhưng có một số yếu tố tất cả đơn xin nghỉ việc tiếng Anh nên có. Mình liệt kê chúng bên dưới nhé. 

* Thông tin liên lạc: phần này nên được đặt ở góc trên bên phải và nên bao gồm họ và tên, địa chỉ, số điện thoại, và địa chỉ email của bạn.

* Ngày viết và thông tin liên lạc của công ty: phần này nên được viết phía bên trái ngay trên lời chào và nên có ngày bạn viết đơn, tên công ty, và địa chỉ công ty.

* Lời chào: Dear Mr/Mrs/Ms. (tên họ người nhận đơn).

* Mở bài: nêu chức danh và ngày bạn muốn thôi việc.

* Thân bài: lời cảm ơn của bạn dành cho cấp trên vì những cơ hội công việc đã mang đến cho bạn.

* Kết bài: đề nghị giúp đỡ công ty trong quá trình chuyển giao công việc của bạn cho nhân viên mới và thể hiện mong muốn gìn giữ mối quan hệ tốt đẹp với cấp trên.

* Lời kết: ‘Kind regards’, ‘Best regards’, ‘Respectfully yours’, etc.

* Chữ ký: nên là chữ viết tay.

2. Những điều cần lưu ý khi viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Một lá đơn xin nghỉ việc bao gồm đầy đủ các phần chưa chắc đã là một lá đơn tốt, vì để lưu lại ấn tượng tốt ở công ty cũ, các bạn còn cần lựa chọn văn phong và sàng lọc thông tin một cách thích hợp. Chúng mình hãy cùng tìm hiểu những yếu tố này bên dưới nhé. 

Ghi đúng chức danh/tên người nhận

Người nhận đơn xin nghỉ việc ở công ty bạn đang làm có thể là giám đốc phụ trách, quản lý, người giám sát, hay phòng nhân sự. Bạn nhớ tìm hiểu và ghi đúng chức danh/tên người nhận đơn để thể hiện sự tôn trọng nhé.  

Phong cách trang trọng

Ngay cả khi môi trường làm việc của bạn rất thoải mái và bạn được cấp trên yêu quý, bạn vẫn nên viết đơn xin nghỉ việc một cách trang trọng, một lần nữa để thể hiện thái độ tôn trọng đối với công việc và cấp trên của bạn. 

Nội dung ngắn gọn, súc tích

Bạn không nên giải thích dài dòng về lý do xin thôi việc trong đơn. Đơn xin thôi việc có thể bao gồm nguyên nhân nhưng điều này chỉ nên được nhắc tới ngắn gọn hết sức có thể. Nếu có khúc mắc cần giải thích, bạn nên trực tiếp thảo luận với cấp trên. 

Giữ thái độ lịch sự và tránh chỉ trích cấp trên

Lý do khiến bạn thôi việc có thể là bất mãn với đãi ngộ từ công ty hoặc thái độ của cấp trên. Trong những trường hợp như vậy, bạn vẫn nên giữ thái độ lịch sự và tránh chỉ trích cấp trên trong quá trình xin nghỉ việc. Hòa khí là một nguyên nhân, nhưng nguyên nhân chính là có thể bạn sẽ cần liên lạc với cấp trên cũ trong tương lai; một ví dụ là khi bạn cần thư giới thiệu cho một công việc mới.

Lời cảm ơn và đề nghị giúp đỡ

Dù bạn không thích công việc của mình nhưng nói lời cảm ơn cho những giá trị bạn nhận được là một việc nên làm.  Thêm nữa, để bảo đảm việc chuyển giao công tác cho nhân viên mới được thuận lợi, bạn nên đề nghị được giúp đỡ công ty trong quá trình này.

Kết thúc đơn xin nghỉ việc bằng một điều tích cực

Ở cuối đơn xin nghỉ việc, nếu có thể, bạn nên viết một vài điều tích cực về công việc cũng như cấp trên của mình. Việc này sẽ góp phần gìn giữ mối quan hệ tốt giữa bạn và cấp trên cũ.

3. Mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh

Sau đây là một mẫu đơn xin nghỉ việc tiếng Anh ‘tổng hợp’ có thể dùng cho mọi lý do để các bạn tham khảo. Các bạn đừng quên chỉnh sửa lại cho phù hợp với mục đích của mình hơn nhé. 

(Tên bạn)
(Địa chỉ của bạn)
(Số điện thoại của bạn)
(Địa chỉ email của bạn)

(Ngày viết đơn)
(Tên công ty)
(Địa chỉ công ty)

Dear (Chức danh và tên người nhận),

I am writing to acknowledge you of my formal resignation from my role as (Chức danh của bạn) at (Tên công ty).

[Tôi viết đơn này để thông báo rằng tôi muốn chính thức xin nghỉ việc từ vị trí (Chức danh của bạn) tại công ty (Tên công ty).]

As my contract requires that I give (khoảng thời gian bạn phải thông báo trước khi nghỉ việc trong hợp đồng) my last day will be (ngày cuối cùng bạn đi làm).

[Như hợp đồng đã quy định, tôi phải công bố quyết định nghỉ việc (khoảng thời gian bạn phải thông báo trước khi nghỉ việc trong hợp đồng) trước khi chính thức thôi việc. Cho nên ngày cuối cùng tôi đi làm sẽ là (ngày cuối bạn đi làm).]

I want to let you know that I sincerely appreciate the personal as well as career-related development I received during my time here. It has been a pleasure working for you; there has been so much support. Regarding the transition, if there is anything you need my assistance, please let me know.

[Tôi muốn bạn biết rằng tôi rất trân trọng những cơ hội để phát triển bản thân và sự nghiệp tôi đã nhận được trong thời gian làm việc ở công ty. Bạn đã hỗ trợ tôi rất nhiều. Làm việc với bạn là một niềm vinh hạnh đối với tôi. Tôi rất sẵn lòng hỗ trợ công ty trong quá trình chuyển giao công việc.]

Thank you,

Best regards,

[Xin chân thành cảm ơn và gửi đến bạn lời chúc tốt đẹp nhất,]

______________(Chữ ký)

(Tên bạn)

Viết đơn xin nghỉ việc tiếng Anh chưa bao giờ là một điều dễ dàng khi bạn phải thể hiện nguyên nhân xin thôi việc bằng ngoại ngữ. Mình hi vọng rằng bài dịch của mình sẽ có ích cho các bạn.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Bí kíp viết đơn xin thực tập chuẩn cho các bạn sinh viên 
• Cách viết mục tiêu nghề nghiệp ấn tượng trong bản CV