Hàm Vlookup và những điều bạn cần biết khi sử dụng hàm Vlookup?

Đối với những công việc như kế toán văn phòng, việc sử dụng hàm Vlookup được sử dụng khá phổ biến. Vậy chúng ta hãy tìm hiểu về cách sử dụng hàm Vlookup để có thể sử dụng hàm một cách thành thạo nhé!

* Cách sử dụng hàm Vlookup

Để sử dụng hàm Vlookup một cách nhuần nhuyễn, thành thạo thì chúng ta phải đảm bảo nắm chắc kiến thức về công thức, chức năng và những chú ý cần thiết khi sử dụng hàm.

Phải phân  biệt được rõ sự khác nhau giữa hàm Vlookup và Hlookup, khi nào sẽ dùng hàm Vlookup và khi nào sẽ sử dụng hàm Hlookup để tránh sử dụng nhầm hàm và dẫn đến sai kết quả.

- Đối với hàm Vlookup: Giá trị tìm kiếm được tìm trong cột đầu tiên của Table_array. Kết quả cần tìm kiếm của hàm nằm ở cột thứ mấy tính từ vị trí giá trị tìm kiếm đối chiếu sang phía bên phải của bảng.

- Đối với hàm Hlookup: Giá trị tìm kiếm được tìm trong dòng đầu tiên của Table_array. Kết quả cần tìm nằm ở dòng thứ mấy tính từ vị trí giá trị tìm kiếm dóng xuống phía bên dưới của bảng.

Chức năng của hàm Vlookup

Hàm Vlookup dùng để tìm cột đầu tiên của một phạm vi ô, sau đó trả về một giá trị từ bất kỳ ô nào trên cùng hàng của phạm vi.

Cú pháp của hàm Vlookup

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

Giải thích từng cú pháp:

- lookup_value: Là giá trị để tìm kiếm trong cột đầu tiên của bảng hoặc phạm vi. Đối số lookup_value có thể được xem như là một giá trị hoặc một tham chiếu. Nếu giá trị ta cung cấp cho đối số lookup_value nhỏ hơn giá trị nhỏ nhất trong cột đầu tiên của đối số table_array, VLOOKUP trả về giá trị lỗi #N/A

- table_array: Là phạm vi ô có chứa dữ liệu tìm kiếm. Ta có thể dùng một tham chiếu cho một phạm vi, hoặc một tên phạm vi. Các giá trị trong cột đầu tiên của table_array là các giá trị được tìm kiếm bởi lookup_value. Những giá trị này có thể là ký tự, số hoặc giá trị logic. Vì phần mềm Excel sẽ không phân biệt chữ khi bạn viết chữ hoa hay chữ thường trong lúc tìm kiếm.

- col_index_num: Được hiểu là số thứ tự của cột trong table_array khi mà giá trị kết quả mà bạn muốn nhận được. Nếu col_index_num = 1 thì sẽ trả về giá trị trong cột đầu tiên trong table_array; nếu col_index_num =2 thì sẽ trả về giá trị trong cột thứ hai trong table_array,…

- range_lookup: Là cách tìm. Nếu tìm chính xác, range_lookup thay bởi FALSE (hoặc 0). Khi đó, cột đầu tiên của khói tìm kiếm không cần phải sắp xếp. Nếu có nhiều hơn một giá trị ở cột đầu tiên bằng với giá trị tìm kiếm thì sẽ lấy giá trị đầu tiên tìm được. Nếu không có giá trị nào bằng với giá trị tìm kiếm thì hàm trả về kết quả #N/A.

   Nếu tìm không chính xác, range_lookup thay bởi TRUE (hoặc 1 hoặc không sử dụng). Khi tìm không chính xác, nếu không tìm được giá trị bằng giá trị cần tìm sẽ trả về vị trí của giá trị lớn nhất nhỏ hơn giá trị cần tìm. Khi đó, cột đầu tiên của khối tìm kiếm phải được sắp xếp theo trình tự tăng dần.

Những chú ý cần thiết khi sử dụng hàm Vlookup

- Khi tìm kiếm các giá trị ký tự trong cột đầu tiên của table_array, phải đảm bảo rằng dữ liệu trong cột đầu tiên của table_array không chứa ký tự trống ở đầu, ký tự cách trống ở cuối. Trong những trường hợp này, khi bạn nhập dữ liệu thì VLOOKUP có thể đưa ra giá trị không chính xác.

- Khi mà bạn nhập các giá trị ngày, tháng hay năm thì bạn phải bảo đảm được những dữ liệu trong cột đầu tiên của table_array không được là một kiểu ký tự thì  VLOOKUP mới đưa ra một giá trị FALSE.

- Nếu bạn nhập mà cho ra kết quả range_lookup là FALSE và lookup_value là một ký tự, thì bạn có thể sử dụng các ký tự như hỏi chấm (?) và dấu sao (*) trong lookup_value. Dấu * có tác dụng biểu diễn 1 nhóm ký tự bất kỳ, dấu (?) bạn vừa nhập sẽ được biểu diễn bằng 1 ký tự bất kỳ nào đó. 

Với những thông tin cần thiết về hàm Vlookup trên đây, hy vọng sẽ giúp các bạn hiểu và sử dụng tốt hơn nhé!

>>> Xem thêm các bài viết:

• Tìm hiểu thêm về những cách thức cố định dòng trong Excel
• Những điều nên lưu ý về việc mua và xuất hóa đơn đỏ