Tìm hiểu về hành chính văn phòng là gì? Và những lợi ích của nó

Có rất nhiều điều mà khi làm văn phòng bạn sẽ được nuôi dưỡng và nâng cao cho bản thân. Bài viết này mình sẽ chia sẻ đến bạn về hành chính văn phòng là gì và lợi ích của nó.

Khái niệm về hành chính văn phòng

Hành chính văn phòng là một phần không thể thiếu của hầu hết bất kỳ công ty nào, bởi vì nó đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng liên quan đến các thủ tục hành chính và tiếp khách của công ty, tổ chức lưu trữ để hỗ trợ tất cả các cá nhân.

Công việc chính của nhóm hành chính văn phòng

Nhân viên thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng thông thường sẽ đảm nhận các nhóm công việc sau đây:

• Nhân viên lễ tân văn phòng: thường sẽ trả lời điện thoại, đón tiếp khách, tìm hiểu nhu cầu ban đầu và hướng dẫn khách đến các bộ phận chính để giải quyết công việc.

• Thư ký: thường sẽ sắp xếp lịch làm việc, lịch họp, chuẩn bị trang thiết bị cho các cuộc họp, phỏng vấn, liên hoan, và các buổi tiệc lớn nhỏ của công ty…

• Lưu trữ văn bản – hồ sơ: là người sẽ trực tiếp soạn thảo các thư từ,chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh, dịch văn bản tiếng Anh, tổng hợp và lưu trữ các loại giấy tờ.

• Thực thi chính sách: là người sẽ phổ biến cho nhân viên khác các thay đổi trong quy định chung của công ty, thực hiện và giải thích đầy đủ các chính sách cho tất cả nhân viên hiểu rõ.

• Chăm sóc cơ sở hạ tầng: là người trực tiếp mua sắm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cho công ty, thực hiện đặt báo chí, thực phẩm phục vụ cho nhu cầu của các nhân viên

• Hỗ trợ pháp lý: là chuyên viên tư vấn các vấn đề liên quan đến giấy tờ, pháp lý, hỗ trợ cho các lãnh đạo quản lý chương trình, kế hoạch công tác của công ty.

Các điều quan trọng để trở thành nhân viên hành chính văn phòng

Sự sáng tạo

Bất kể là công việc gì khi bạn có sự sáng tạo thì công việc đó sẽ không bao giờ làm bạn cảm thấy nhàm chán. Nó sẽ trở thành một niềm vui hứng khởi của bạn, giúp bạn luôn luôn có động lực và năng lượng khi làm việc. Khả năng sáng tạo trong công việc còn giúp bạn hoàn thành công việc đó nhanh hơn và hiệu quả hơn. Tính sáng tạo của bạn càng dồi dào bạn càng có nhiều cơ hội làm việc hơn, dù là công việc thuộc ngành nào, tính sáng tạo cũng sẽ cho bạn gặt hái những thành công mới và khẳng định năng lực của bạn.

Biết chăm sóc khách hàng:

Phần lớn công việc hành chính văn phòng ngày nay đều tập trung vào ngành dịch vụ. Với mỗi một sản phẩm khác nhau sẽ có những đối tượng khách hàng khác nhau. Để bán được sản phẩm đạt doanh số cao và ổn định, cần phải thấu hiểu được tâm lý của khách hàng.Không chỉ là việc nhớ tên,địa chỉ, giao tiếp với khách hàng qua những câu chuyện của bạn mà còn hiểu được những nguyện vọng sâu xa và tiềm ẩn của khách hàng. Chăm sóc khách hàng còn thể hiện ở việc nắm bắt tốt tâm lý khách hàng để có những cách xử lý thích hợp trong những tình huống khác nhau.

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả:

Dù làm việc trong môi trường nào, kỹ năng làm việc nhóm cũng rất quan trọng và cần thiết. Khi một nhiệm vụ được đặt ra, khi bạn biết cách sắp xếp, phân bổ cho nhiều người cùng làm, hiệu quả làm việc sẽ cao hơn và thời gian làm việc sẽ được rút ngắn lại. Trong quá trình làm việc nhóm, bạn có thể giao tiếp với đồng nghiệp để trao đổi những kinh nghiệm và những điều hay mà bạn có thể học hỏi từ họ. Làm việc nhóm là cơ hội đưa bạn đến gần hơn với những người xung quanh mình, tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp, có ích trong công việc và cuộc sống.

Năng động và tự tin:

Một trong những đặc điểm của người làm hành chính văn phòng đó chính là sự tự tin và năng động. Khi bạn tự tin bạn có thể làm được những công việc dễ dàng hơn. Tự tin giúp bạn xác định rõ mục tiêu trong cuộc sống và có động lực rõ ràng để thực hiện những kế hoạch đã vạch ra. Năng động giúp bạn có nhiều mối quan hệ hơn. Người năng động và tự tin có tố chất lãnh đạo tốt, khả năng thuyết phục cao vì thế họ sẽ có nhiều mối quan hệ trong công việc và cuộc sống. Càng năng động càng tự tin, bạn sẽ càng đặc biệt và tài năng trong mắt khách hàng và những người khác.

Bài viết trên đây đã chia sẻ đến bạn những điều bạn cần biết về hành chính văn phòng rất cần thiết cho mỗi người. Trong quá trình làm việc hãy liên tục rèn luyện và nâng cao các kỹ năng khác cho mình để từng bước cải thiện và thực hiện các công việc đạt kết quả tốt nhất.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Các kỹ năng hành chính văn phòng nhân viên cần trang bị cho bản thân
• Thư ký là gì? Tìm hiểu những kỹ năng cần thiết của một thư ký