Những điều nên lưu ý về việc mua và xuất hóa đơn đỏ

Khi bạn mới trở thành một kế toán, việc mua và xuất hóa đơn đỏ là một điều có thể gây bối rối cho bạn. Vì thế, hãy đọc bài viết này vì nó có thể cung cấp cho bạn những kiến thức nền tảng về hóa đơn đỏ cũng như những vấn đề pháp lý liên quan.

Hóa đơn đỏ là gì?

Sơ lược về hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ, hay còn được biết đến với cái tên Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Nó là một thuật ngữ chuyên ngành thường sử dụng trong kế toán, với ý nghĩa là một chứng từ thể hiện giá trị sản phẩm, bao gồm hàng hóa và dịch vụ.

Trên hóa đơn đỏ sẽ thể hiện những thông tin về người cung cấp sản phẩm (logo doanh nghiệp, tên, địa chỉ, mã số thuế, số tài khoản ngân hàng, số điện thoại, số fax,…), người tiêu thụ sản phẩm, giá trị sản phẩm (bao gồm tiền thuế GTGT của sản phẩm cung cấp).

Tuy nhiên, những người mới hoặc chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán sẽ hay nhầm lẫn giữa hóa đơn đỏ và hóa đơn bán hàng nhưng hai loại hóa đơn này hoàn toàn khác nhau. Sau đây là một số điểm tiêu biểu để phân biệt hai loại hóa đơn trên:

Hóa đơn đỏ có giá trị pháp lý, hóa đơn bán hàng chỉ có tính chất nội bộ.
Hóa đơn đỏ do Bộ Tài Chính phát hành hay cho phép phát hành, còn hóa đơn bán hàng chỉ do bản thân người cung cấp sản phẩm phát hành.
Hóa đơn đỏ sẽ tách riêng hai phần là giá trị thực của sản phẩm và giá trị tăng thêm của sản phẩm (do thuế GTGT), hóa đơn bán hàng sẽ gộp cả hai phần này làm một.
Hóa đơn đỏ được khấu trừ thuế đầu vào nhưng hóa đơn bán hàng thì không được khấu trừ phần thuế này.

Chức năng của hóa đơn đỏ

Hóa đơn đỏ được xem là một căn cứ để tổng kết doanh thu bán hàng của một doanh nghiệp. Nhờ vào số lượng hóa đơn đỏ được xuất ra, doanh nghiệp sẽ biết được doanh số của cửa hàng là bao nhiêu, từ đó lên kế hoạch quản lý chi tiêu và phát triển doanh thu cho phù hợp với nguồn lực của công ty.

Nó còn giúp kế toán hạch toán sổ sách và theo dõi giá trị hàng hóa, công nợ, tiền thuế GTGT để xem xét khấu trừ hay đóng thuế cho Nhà nước.

Việt Nam vẫn còn đang dựa vào hóa đơn đỏ để kiểm soát việc báo cáo thuế nên nó là công cụ giúp Nhà nước kiểm soát số tiền thuế của doanh nghiệp.

Cách mua hóa đơn đỏ

Đối với công ty mới thành lập và chưa từng mua hóa đơn đỏ hay công ty đã thành lập lâu và đã từng mua hóa đơn đỏ thì một việc quan trọng khi mua hóa đơn là bạn không được phép quên mộc vuông. Còn về giấy tờ khi mua sẽ tùy vào tình trạng công ty mà giấy tờ sẽ có sự khác biệt.

Khi công ty mới thành lập và muốn mua hóa đơn, hãy mang theo những giấy tờ sau:

Giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp
Mã số thuế
Chứng minh nhân dân của người trực tiếp đi giao dịch
Đơn xin mua hóa đơn
Giấy giới thiệu lên cơ quan thuế nơi công ty bạn đặt trụ sở

Khi công ty đã thành lập lâu và từng mua hóa đơn đỏ, hãy mang theo những giấy tờ sau:

Cuốn đăng ký mua hóa đơn
Giấy giới thiệu lên cơ quan thuế nơi công ty bạn đặt trụ sở
Chứng minh nhân dân của người trực tiếp đi giao dịch

Tuy nhiên, để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, chi cục thuế đã cho phép công ty tự đặt in hóa đơn theo mẫu tại các cơ sở in ngoài rồi đem lên chi cục thuế để đăng ký và thông báo phát hành sử dụng.

Và có một điều bạn nên lưu ý là việc gia hạn giá trị sử dụng cho hóa đơn đỏ. Khi bạn mua hóa đơn, cơ quan thuế sẽ cung cấp cho bạn hóa đơn có giá trị sử dụng trong một thời gian nhất định, nên bạn hãy lưu ý về thời gian để gia hạn giá trị hóa đơn, tránh việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.

Quy định khi xuất hóa đơn đỏ

Để xuất một hóa đơn đỏ có giá trị, bạn cần tuân thủ những quy định như sau:

Hóa đơn sẽ gồm ba liên: trắng, đỏ và xanh. Khi bạn viết hóa đơn, hãy kẹp ba liên lên và viết cùng một lúc, đảm bảo nội dung đồng nhất. Bạn không được phép tách riêng ba liên để viết, bởi khi đó hóa đơn sẽ không có giá trị gì cả.
Tất cả thông tin trên hóa đơn cần đầy đủ và chính xác.
Nội dung một khi đã viết sẽ không được phép sửa, tẩy xóa và cần đảm bảo viết cùng một loại mực.
Không viết đè chữ và gạch chéo phần còn trống của hóa đơn.
Số thứ tự của hóa đơn cần được lập từ số thứ tự nhỏ đến lớn.

Các hóa đơn đỏ có giá trị pháp lý khi xuất là những hóa đơn được phát hành bởi Bộ Tài Chính và tuân thủ các điều kiện trên.

Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn đỏ - Sử dụng hóa đơn đỏ bất hợp pháp và những điều luật pháp lý nên biết

Sử dụng bất hợp pháp hóa đơn đỏ bao gồm một số hành vi cụ thể như sau:

Hóa đơn có nội dung không chính xác một phần hoặc toàn bộ.
Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp khác để kê khai giá trị sản phẩm của doanh nghiệp bản thân nhằm mục đích gian lận thuế hay trốn thuế.

Những hành vi sử dụng các loại hóa đơn giả, chưa có giá trị sử dụng hay đã hết giá trị sử dụng đều được xem là sử dụng hóa đơn đỏ bất hợp pháp. Cụ thể về từng loại hóa đơn như sau:

Hóa đơn giả là hóa đơn phát hành theo mẫu có sẵn và đang hiện hành của doanh nghiệp khác
Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng là hóa đơn đã được tạo theo đúng quy định pháp luật, nhưng chưa hoàn thành thủ tục thông báo phát hành.
Hóa đơn hết giá trị sử dụng là hóa đơn không được doanh nghiệp tiếp tục sử dụng; các loại hóa đơn bị mất và đã thông báo mất với cơ quan thuế quản lý trực tiếp; hóa đơn đã ngừng sử dụng mã số thuế.

Để xác định một hóa đơn đỏ là hợp pháp hay không cần tốn nhiều thời gian và quy trình khá phức tạp. Vì thế, thông thường, doanh nghiệp sẽ xác định hóa đơn có hợp pháp sử dụng hay không nhờ vào dữ liệu của cơ quan thuế được đăng trên website.

Khi bạn phát hiện doanh nghiệp đã bất cẩn mua phải hóa đơn đỏ bất hợp pháp, hãy xử lý theo hướng dẫn sau:

Nếu hóa đơn bất hợp pháp này chưa kê khai thuế và chưa hạch toán vào sổ sách kế toán: Cộng thêm phần tiền thuế GTGT của hóa đơn bất hợp pháp này vào giá của sản phẩm và không báo cáo thuế đầu vào.
Nếu hóa đơn bất hợp pháp này đã được kê khai thuế và đã hạch toán vào sổ sách kế toán: Điều chỉnh giảm số tiền thuế GTGT được khấu trừ

Mức xử phạt khi vi phạm pháp luật về việc sử dụng hóa đơn đỏ

Mức xử phạt khi sử dụng hóa đơn đỏ bất hợp pháp hay sử dụng bất hợp pháp hóa đơn đỏ sẽ tùy thuộc vào tính nghiêm trọng của hành vi:

Nếu hành vi sử dụng dẫn đến hành vi trốn thuế hay gian lận thuế thì doanh nghiệp sẽ nhận mức phạt hoàn trả từ 1 đến 3 lần số thuế đã gian lận.
Nếu hành vi sử dụng không dẫn đến hành vi trốn thuế hay gian lận thuế thì doanh nghiệp sẽ nhận mức phạt từ đến 50 triệu đồng.

Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin cần thiết về hóa đơn đỏ cho những ai mong muốn tìm hiểu về nó, từ đó biết cách mua và xuất hóa đơn đỏ đúng pháp luật và có giá trị pháp lý.

>>> Xem thêm các bài viết:

Những điều cần phải lưu ý về việc mua và xuất hóa đơn đỏ