Những kỹ năng hành chính văn phòng cho người mới bắt đầu

Hành chính văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong các đơn vị dù là Nhà nước, Doanh nghiệp hay Tư nhân. Cùng đi tìm hiểu các kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết cho người mới bắt đầu vào nghề qua bài viết chi tiết dưới đây. 

Thế nào là hành chính văn phòng 

Hành chính văn phòng là một phòng ban của các đơn vị, thực hiện các công việc như: xử lý các công việc liên quan đến thủ tục hành chính, lễ tân tiếp đón khách đến đơn vị, hỗ trợ, giải đáp các thắc mắc cho nhân viên trong quá trình làm việc tại đơn vị.

Một số công việc nhân viên hành chính văn phòng thường đảm nhận:

• Lễ tân: nhân viên hành chính văn phòng sẽ tiếp đón khách đến đơn vị, hướng dẫn khách đến các phòng ban để giải quyết công việc. Ngoài ra còn là trực và trả lời điện thoại của đơn vị. 

• Soạn thảo; lưu trữ văn bản, hồ sơ: Bộ phận hành chính có nhiệm vụ soạn thảo các văn bản, chứng từ liên quan đến các hoạt động của đơn vị, đồng thời có nhiệm vụ tổng hợp và lưu trữ các tài liệu liên quan đến đơn vị.

• Sắp xếp lịch làm việc: nhân viên hành chính cần phải sắp xếp lịch làm việc, lịch làm việc cho các lãnh đạo, chuẩn bị tài liệu và trang thiết bị cần thiết cho buổi họp. 

Ngoài ra bộ phận hành chính còn có trách nhiệm đưa ra các quy định cho toàn bộ cán bộ, nhân viên trong đơn vị, sắp xếp lịch làm việc và thực hiện chấm công cho các nhân viên trong đơn vị.

• Quản lý tài sản của đơn vị: Việc mua sắm, bảo quản các trang thiết bị trong đơn vị là chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính. Các tài sản này cần được giữ gìn, tránh mất mát, khi có nhu cầu bổ sung thêm trang thiết bị cần phải thông báo cho lãnh đạo trước khi được duyệt mua.

• Tạo ra môi trường làm việc ổn định: Bộ phận hành chính là đơn vị giải đáp các thắc mắc của nhân viên trong đơn vị, tổ chức các hoạt động vui chơi, giải trí cho nhân viên trong toàn đơn vị sau những giờ làm việc căng thẳng.

Các kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết cho nhân viên

• Kỹ năng giao tiếp: công việc hành chính văn phòng đòi hỏi nhân viên hàng ngày phải tiếp xúc với rất nhiều người từ khách hàng, lãnh đạo đến các nhân viên… đòi hỏi bạn có kỹ năng giao tiếp tốt, luôn khéo léo trong cách ứng xử, tránh làm mất lòng người khác.

• Kỹ năng tin học văn phòng: Công việc hành chính văn phòng liên quan đến việc soạn thảo giấy tờ, vì vậy nhân viên làm trong phòng ban này phải có kỹ năng tin học văn phòng tốt, thành thạo các công cụ như Word, Excel để soạn thảo, xử lý văn bản, hợp đồng, thư mời…

• Kỹ năng tổ chức: Là người sắp lịch làm việc, chuẩn bị các buổi họp hay tổ chức các hoạt động cho nhân viên trong đơn vị đòi hỏi nhân viên hành chính phải có kỹ năng tổ chức tốt để sắp xếp công việc trong toàn đơn vị một cách hợp lý, khoa học. 

• Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn: Môi trường làm việc thường khó tránh khỏi có các mâu thuẫn, đặc biệt là tại những đơn vị có đông người lao động. Nhân viên hành chính văn phòng phải là người có kỹ năng giải quyết các mâu thuẫn này, hòa giải các nhân viên trong đơn vị, tránh để mâu thuẫn trở nên gay gắt, khó kiểm soát. 

• Kỹ năng làm việc nhóm: Nhân viên hành chính văn phòng phải là người có kỹ năng làm việc nhóm tốt, phối hợp với các đồng nghiệp trong cùng phòng ban hoặc các đồng nghiệp bên bộ phận khác để cùng nhau giải quyết các công việc chung của đơn vị.

Trên đây là những tìm hiểu về công việc hành chính văn phòng và các kỹ năng hành chính văn phòng cần thiết cho người mới bắt đầu. Vì là bộ phận liên quan đến toàn bộ hoạt động của đơn vị, nên nhân viên hành chính văn phòng phải hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng tổ chức, kỹ năng làm việc nhóm… Ngoài ra người nhân viên hành chính văn phòng còn phải là người có phẩm chất đạo đức tốt, luôn hết mình trong công việc để các đồng nghiệp trong đơn vị học tập và làm theo.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Nguyên lý kế toán – Một số khái niệm cơ bản cần biết
• Khái niệm kế toán hành chính sự nghiệp và nhiệm vụ, vai trò