Các kỹ năng cần thiết để tổ chức cuộc họp hiệu quả nhất

Nếu bạn là người đứng đầu của một nhóm, một phòng ban, hay là người quản lý của cả một hệ thống nhân sự, thì kỹ năng tổ chức cuộc họp sao cho hiệu quả là một trong những kỹ năng bạn cần phải trau dồi. Để có được kỹ năng ấy, bạn hãy tận dụng những bí quyết sau đây.

Xác định mục tiêu cuộc họp

Hãy tập trung xem đâu là lý do để tổ chức cuộc họp. Mục tiêu của cuộc họp càng rõ ràng, người tham dự cuộc họp càng dễ hình dung những vấn đề cần quyết, cũng như dễ dàng đưa ra ý kiến của mình.

Khi gửi lời mời họp, người tổ chức nên đặt tiêu đề thư mời họp về mục tiêu của cuộc họp. Ví dụ: “Cuộc họp giải quyết vấn đề về dự án A”, “Cuộc biểu quyết chất lượng dự án B”,…

Xác định đối tượng tham dự

Ở trong cuộc họp chỉ nên có sự xuất hiện của những người có vai trò quyết định đến những vấn đề cần giải quyết trong cuộc họp, không nên mời những người không có vai trò cụ thể. Hãy đảm bảo chất lượng luôn hơn hẳn số lượng. Bởi những người có quyền lợi gắn liền với cuộc họp mới luôn là những người sẽ đưa ra những ý kiến bổ ích nhất.

Dự kiến thời gian, địa điểm, hình thức họp

Là người tổ chức cuộc họp, bạn nên thông báo thời gian, địa điểm họp trước một khoảng thời gian hợp lý để mọi người chủ động sắp xếp thời gian. Đối với những cuộc họp khẩn, hãy đảm bảo thông báo trước ít nhất một buổi. Hãy đảm bảo trong thư mời họp có nhắc nhở mọi người phải đến đúng giờ để đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ.

Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn hình thức cuộc họp sao cho phù hợp với nội dung của cuộc họp, cũng như để đảm bảo sự có mặt của các thành viên tham dự. Hình thức cuộc họp có thể là gặp mặt trực tiếp, hoặc họp trực tuyến,…

Làm tốt công tác chuẩn bị

Là người tổ chức cuộc họp, hãy đảm bảo việc tiến hành cuộc họp được diễn ra suôn sẻ bằng cách liệt kê và thực hiện công tác chuẩn bị. Những vấn đề cần chuẩn bị sẵn như là: phòng ốc, máy chiếu, văn phòng phẩm, phiếu ghi ý kiến, biên bản ghi nội dung cuộc họp,…

Ngoài ra, bạn hãy gửi trước bản mềm nội dung cuộc họp cho những người tham dự. Hãy hạn chế việc các thành viên tham dự cuộc họp khi chưa đọc tài liệu. Bên cạnh đó, hãy in sẵn một bản tóm tắt nội dung cuộc họp để phát cho mọi người tại cuộc họp để có thể tiện theo dõi.

Thống nhất các quy định về cuộc họp

Việc đặt ra các quy định về cuộc họp sẽ làm tăng tính nghiêm túc của các thành viên khi tham dự cuộc họp. Tùy theo tính chất của từng cuộc họp, có thể đặt ra các quy định như: Mỗi người được trình bày tối đa 2 phút, sau khi từng người phát biểu thì những người còn lại phải phát biểu ý kiến của mình,…

Khuyến khích thành viên đóng góp ý kiến

Để cuộc họp có một kết quả tốt, hãy để những người tham dự đóng góp ý kiến của mình. Tuy nhiên, một trong những nguyên nhân ngăn cản sự đóng góp ý kiến của thành viên là vì họ lo ngại các ý kiến của mình sẽ bị bác bỏ. 

Vì vậy, để khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến, người tổ chức cần phải ứng xử thật khéo léo. Nếu một ý kiến được nêu ra chưa được tốt, bên cạnh việc nêu ra khuyết điểm, hãy nhớ đề cập đến cả ưu điểm của nó.

Tóm tắt biên bản họp và theo dõi quá trình thực hiện

Hãy ghi tóm kết quả giải quyết vấn đề sau cuộc họp vào biên bản. Và để việc thực hiện kết quả được đảm bảo trên thực tế, hãy giám sát việc các thành viên thực hiện trên thực tế để chắc chắn rằng mọi việc vẫn đi đúng hướng như trong cuộc họp đã đề ra.

Trên đây là kỹ năng tổ chức cuộc họp mà người đứng đầu cần phải trau dồi để mang lại kết quả khách quan, hiệu quả. Nếu bạn là người đứng đầu, hoặc đang rèn luyện những tố chất của một người đứng đầu, đừng nên bỏ qua những bí quyết này nhé.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Những mô hình quản trị kinh điển trong kinh doanh
• Stress là gì? Cần làm gì để giảm stress trong cuộc sống