Tìm hiểu quy định về chữ ký trong hợp đồng, văn bản và hóa đơn

Mọi hợp đồng, hoá đơn trong ngành nghề hay lĩnh vực nào, ngoài thông tin chính xác, trung thực, chữ ký là một phần không thể thiếu. Tuy chỉ chiếm một diện tích nhỏ, nhưng chữ ký lại đóng vai trò rất quan trọng để một hợp đồng, hoá đơn thực sự có hiệu lực.

1. Một số khái niệm về chữ ký, hợp đồng và hoá đơn

Chữ ký chính là những biểu tượng viết tay do con người viết trên các văn bản hành chính, pháp lý, hợp đồng, hoá đơn, v.v. nhằm thể hiện dấu ấn của người đó, mặt khác, với ý nghĩa minh chứng cho sự hiện diện của một cá nhân, tổ chức nào đó.

Hoá đơn chính là một loại chứng từ kế toán được cung cấp bởi tổ chức, cá nhân bán hàng,…nhằm đưa ra thông tin chi tiết về dịch vụ, thông tin bán hàng đã ghi nhận, chi phí mua hàng,…

Hợp đồng là một văn bản mang ý nghĩa cam kết, thỏa thuận chắc chắn giữa hai hay nhiều bên liên quan (còn gọi là pháp nhân) để làm hay không thực hiện một việc nào đó trong khuôn khổ pháp luật. Hợp đồng có thể là thoả ước dân sự về kinh tế, cũng có thể là về thoả ước dân sự về mặt xã hội.

Hợp đồng có thể được thể hiện bằng lời nói (nếu có người đại diện làm chứng), hoặc bằng văn bản và hợp đồng có hiệu lực pháp lý rất cao, nếu vi phạm thì cả hai bên cùng ra tòa và bên vi phạm sẽ phải chịu phạt theo quy định.

2. Một số quy định về chữ ký trong hợp đồng, hoá đơn, chứng từ kế toán, văn bản hành chính, pháp lý

Một quy định mà trong tất cả các văn bản hành chính, pháp lý, hợp đồng hay hóa đơn phải tuân theo, đó là không được dùng bút mực màu đỏ, bút chì, hay bút với màu mực dễ phai để ký chữ ký (Khoản 5 Điều 10 Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư).

Mọi cơ quan, tổ chức Nhà nước cần đảm bảo việc viết hồ sơ, chứng từ, hoá đơn, hợp đồng, văn bản hành chính, pháp lý tuân theo đúng quy định trên. Có thể lựa chọn các loại màu bút mực xanh, bút mực tím hay mực đen để viết chữ kí.

Tuy nhiên, mực đen thường hay bị trùng màu với mực in, do đó trong một số văn bản, tránh sử dụng mực đen nhằm giảm thiểu nguy cơ bị giả mạo chữ ký. Còn giấy tờ văn bản in chữ xanh thì ta nên kí chữ màu đen hoặc màu tím (tuỳ theo chữ trong hợp đồng, hoá đơn đó).

Nếu một văn bản hành chính, pháp lý, hợp đồng, hoá đơn bắt buộc phải có chữ ký mà nếu không có thì coi như không được công nhận giá trị pháp lý nữa. Màu mực chữ ký cần được thống nhất từ đầu tới cuối trong văn bản đó.

Không được quyền sử dụng loại đóng dấu các chữ kí được khắc sẵn, vì đây là điều kiện thuận lợi để các cá nhân, tổ chức lợi dụng sơ hở để làm giả, để chỉnh sửa thông tin.

Tại Điểm b Khoản 1 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, ngoài quy định về màu mực như đã đề cập phía trên thì chữ số, chữ viết và chữ ký cần liên tục, không ghi đè lên nhau hay ghi ngắt quãng, chữ ký không ghi đè lên chữ in sẵn. 

3. Một số hành vi vi phạm cần lưu ý để tránh xử phạt theo quy định

Các văn bản hành chính rất có hiệu lực, tuy nhiên nếu không thực hiện đúng quy định, thì người chịu trách nhiệm sẽ bị xử phạt (tùy theo mức độ). Do đó, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề như:

* Văn bản hành chính, pháp lý minh bạch khi công bố nhưng không có chữ ký của người đại diện: bị cảnh cáo

* Trong hợp đồng, hóa đơn, giấy tờ kế toán thuế chữ ký của người lập sổ: bị phạt từ 1 – 2 triệu đồng.

* Nếu vi phạm về quy định màu mực trong các văn bản hành chính, hoá đơn, hay hợp đồng, chứng từ kế toán: mức phạt hành chính có thế từ 3 đến 5 triệu đồng. 

* Ký chứng từ, hợp đồng, giấy tờ hành chính, pháp lý bằng đóng dấu chữ ký khắc sẵn: có thể bị phạt từ 3 – 5 triệu đồng.

* Giấy tờ hành chính, hợp đồng, pháp lý thiếu chữ ký của các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân có liên quan: bị phạt 3 – 5 triệu đồng.

* Chữ ký của các cá nhân, tổ chức có liên quan không thống nhất từ đầu tới cuối: phạt 5 – 10 triệu đồng.

Trong một hợp đồng, hoá đơn hay bất kì giấy tờ văn bản hành chính, pháp lý nào mọi người cũng cần lưu ý về phần chữ ký, tuy đơn giản nhưng nếu vi phạm rất có thể sẽ ảnh hưởng tới những cá nhân, tổ chức liên quan. Do đó, việc tìm hiểu trước về những vấn đề này sẽ giúp mọi người tránh được những sai phạm không đáng có.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Các kỹ năng hành chính văn phòng cho người mới bắt đầu
• Thư ký là gì? Tìm hiểu những kỹ năng cần thiết của một thư ký