Scan hồ sơ xin việc như thế nào và ý nghĩa của scan hồ sơ xin việc

1. Thông tin cơ bản về scan hồ sơ xin việc bạn nên biết

1.1. Hiểu scan hồ sơ xin việc là gì?

Nếu như hồ sơ xin việc không còn gì lạ lẫm thì scan hồ sơ xin việc lại có vẻ khá mới mẻ và lạ lẫm với nhiều người. Thực tế, mấu chốt khiến chúng ta khó hiểu về cụm từ này chính là ở từ “scan”. 

Về cơ bản, scan được hiểu là việc chuyển đổi các tài liệu giấy thành các file hình ảnh, dữ liệu được sử dụng để lưu trữ trên máy tính hay gửi online thông qua mạng lưới internet. Ví dụ như việc chuyển đổi hợp đồng, báo cáo, biên bản từ văn bản giấy sang các dạng file trên máy tính và có thể gửi cho các bên thông qua email hay bất cứ ứng dụng, công cụ internet nào khác.

Việc scan thường được thực hiện thông qua máy scan, máy in có thêm tính năng scan hay ứng dụng scan trên các điện thoại thông minh,... Có rất nhiều loại máy bạn có thể áp dụng để thực hiện việc scan tài liệu của mình.

Dựa vào ý nghĩa của từ scan thì ta đã hiểu hơn phần nào về scan hồ sơ xin việc. Đây chính là quá trình chuyển đổi các tài liệu trong hồ sơ xin việc từ tài liệu giấy thành các file tương ứng lưu trữ trên máy tính và có thể được sử dụng để gửi tới nhà tuyển dụng thông qua cách ứng tuyển online. 

1.2. Khi nào thì cần scan hồ sơ xin việc?

Nếu như trước đây, việc ứng tuyển thường sẽ là nộp hồ sơ xin việc trực tiếp tại cơ quan mà mình ứng tuyển thì hiện nay, cách thức ứng tuyển đã trở nên đa dạng hơn rất nhiều.

Ứng viên thay vì mất thời gian để đến địa điểm tuyển dụng và nộp hồ sơ thì chỉ cần ngồi một chỗ, thực hiện các thao tác trên máy tính là hoàn toàn có thể ứng tuyển cũng như nộp hồ sơ thành công. Việc ứng tuyển online hiện nay đang trở thành xu hướng và được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng cho quy trình tuyển dụng của mình.

Và để ứng tuyển online thì các loại giấy tờ trong hồ sơ xin việc của bạn sẽ cần được chuyển đổi thành các file có thể lưu trữ trên máy tính. Như vậy thì bạn mới có thể dễ dàng tổng hợp và gửi hồ sơ xin việc của mình tới nhà tuyển dụng. Và nếu bạn đã chuẩn bị tài liệu giấy cho mình thì việc scan hồ sơ xin việc sẽ là cách để bạn thực hiện cho quá trình chuyển đổi này.

Scan hồ sơ xin việc sẽ hỗ trợ bạn trong quá trình nộp hồ sơ xin việc online. Đồng thời, cách này cũng sẽ giúp bạn có được các file tài liệu trong hồ sơ xin việc và có thể ứng dụng cho những trường hợp khác như gửi giấy tờ đăng ký bảo hiểm xã hội hay các thủ tục cá nhân cần thiết khác,...

Quá trình scan được hiểu là quá trình ngược so với máy in hay máy ảnh khi chuyển từ các file cứng sang file mềm. Chính vì thế mà sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều trong việc chuyển đổi tài liệu hồ sơ xin việc vốn được chuẩn bị dễ dàng hơn với bản cứng. 

1.3. Lợi ích của scan hồ sơ xin việc

Scan hồ sơ xin  việc có ý nghĩa ra sao? Tại sao cần scan hồ sơ xin việc? Đây có lẽ sẽ là thắc mắc của rất nhiều bạn khi nói tới việc scan hồ sơ xin việc hiện nay. Việc scan hồ sơ xin việc sẽ mang đến những công dụng như:

1.3.1. Dễ dàng lưu trữ giấy tờ quan trọng

Scan hồ sơ xin việc đồng nghĩa với việc bạn sẽ tiến hành scan tất cả các tài liệu như sơ yếu lý lịch, sổ hộ khẩu, đơn xin việc, CV xin việc, chứng minh thư/căn cước công dân, bằng cấp, bảng điểm,.... Những giấy tờ cá nhân này rất quan trọng và bạn sẽ cần đến trong rất nhiều trường hợp để thực hiện các thủ tục cá nhân của mình. 

Việc scan và chuyển thành file lưu trữ trên máy tính giúp bạn bảo đảm được các tài liệu đều đã được lưu trữ trong bộ nhớ, không bị thất lạc lung tung hay để lộ thông tin cho kẻ gian biết được. Chính vì thế mà đây sẽ là cách giúp bạn lưu trữ tài liệu dễ dàng, đảm bảo và an toàn hơn rất nhiều.

1.3.2. Có độ bảo mật cao

Hồ sơ xin việc được scan sẽ chuyển thành file và lưu trong máy tính. Điều này có nghĩa là rất ít người có thể xem hay biết tới thông tin của bạn thông qua những tài liệu này. Hơn hết, với sự bảo mật của máy tính thì thông tin, tài liệu của bạn cũng được bảo mật một cách cao hơn, kỹ lưỡng hơn. Tránh tình trạng bị lộ hay rò rỉ thông tin theo cách không đáng có nhất. 

Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cài bảo mật với các chữ ký số khi scan tài liệu sang dạng PDF. Cách này sẽ giúp bạn tăng cường sự an toàn cho các thông tin cá nhân của mình.

1.3.3. Tìm kiếm đơn giản hơn

Khi các file tài liệu được lưu trữ trong máy tính thì quá trình tìm kiếm cũng được đơn giản hoá và tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều. Nếu như là hồ sơ xin việc bản cứng, bạn có thể mất cả một ngày để tìm đủ các tài liệu hay bộ hồ sơ mình đã chuẩn bị. Thế nhưng, điều này sẽ ngược lại khi scan hồ sơ xin việc.

Chỉ cần nhập tài liệu vào ô tìm kiếm tương ứng là bạn đã có thể có được tài liệu trong hồ sơ xin việc mà mình muốn tìm, cực kỳ đơn giản và nhanh chóng. Đặc biệt, với tính năng chia sẻ thì bạn sẽ không cần đi đâu xa mà vẫn có thể xem xét và tiếp nhận các tài liệu này chỉ trong tích tắc.

2. Scan hồ sơ xin việc thực hiện như thế nào?

Để tiến hành việc scan hồ sơ xin việc thì bạn sẽ cần có thiết bị scan. Như đã nói ở trên thì các bạn có thể dùng máy scan, máy in có chức năng scan hay điện thoại thông minh có ứng dụng scan. Tùy theo điều kiện mà bạn sẽ lựa chọn thiết bị scan phù hợp với mình.

Thông thường, với các thiết bị như máy scan hay máy in có tính năng scan thì để kết nối với máy tính các bạn sẽ cần cài đặt thông qua một đường link drive hoặc phần mềm cài đặt của máy đó. Các bước cài đặt thường rất dễ dàng và đơn giản, bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn được ghi trong đó là có thể hoàn thiện.

Khi đã cài đặt xong thì bạn sẽ tiến hành thao tác scan hồ sơ xin việc với máy scan. Lúc này, bạn sẽ cần chú ý đến cách đặt giấy sao cho chuẩn nhất. Chiều của giấy, cách căn chỉnh sao cho khi chuyển đổi giấy được ngay ngắn, chỉn chu nhất. Tốt nhất, bạn nên scan thue trước để xác định chiều và cách đặt giấy scan cho cho chuẩn. Khi đã tìm được cách đặt giấy chuẩn nhất thì bạn sẽ đặt tài liệu tương ứng trong hồ sơ xin việc để bắt đầu quá trình scan.

Bên cạnh đó, để đảm bảo về mặt chất lượng thì bạn có thể thực hiện việc điều chỉnh về màu sắc, kích cỡ của chữ. kích cỡ bản scan sao cho hài hoà với gu thẩm mỹ của mình. Một điều cần lưu ý khi scan hồ sơ xin việc chính là định dạng của file. Điều này sẽ quyết định file bạn lưu trên máy tính là dạng file doc, PDF hay là PNG, jpeg,... 

Về cơ bản, cách scan hồ sơ xin việc sẽ chỉ là đặt giấy, bấm nút, lật giấy và thu về file tương ứng. Việc cài đặt các bạn chỉ cần tiến hành 1 lần và sau đó có thể ứng dụng lại những thiết lập này.

3. Những chú ý khi thực hiện việc scan hồ sơ xin việc

Trong quá trình thực hiện việc scan hồ sơ xin việc, bạn cần chú ý tới một số điều sau đây:

- Đảm bảo các tài liệu trong hồ sơ xin việc đã được chuẩn bị đầy đủ để tránh gián đoạn trong quá trình scan.

- Soát lại các thông tin trong tài liệu để đảm bảo file scan được chuẩn từ hình ảnh đến thông tin.

- Bản scan hồ sơ xin việc cần ngay ngắn, đảm bảo yếu tố thẩm mỹ, hình thức.

- Nên lựa chọn file PDF cho hồ sơ xin việc. Điều này sẽ giúp bạn chuyên nghiệp hơn khi nộp bộ hồ sơ ứng tuyển này tới nhà tuyển dụng.

- Nên scan đầy đủ các tài liệu trong hồ sơ xin việc, bao gồm cả chứng chỉ, bảng điểm, giấy khen, thành tích,... Điều này sẽ giúp bạn thể hiện được nhiều hơn khi ứng tuyển và tham gia quá trình tuyển dụng online.

Scan hồ sơ xin việc mang đến khá nhiều lợi ích và công dụng cho người dùng. Nhất là khi xu hướng ứng tuyển và tuyển dụng online đang rất phổ biến hiện nay. Mong rằng, bài viết đã giúp bạn hiểu rõ hơn về scan hồ sơ xin việc cũng như cách thức thực hiện chi tiết quá trình scan hồ sơ ra sao.