Những thủ thuật Excel không thể bỏ qua để sử dụng thành thạo

Đối với nhân viên văn phòng, việc làm việc với Excel diễn ra liên tục và thường xuyên. Khi làm việc với Excel, đòi hỏi các thao tác của bạn phải nhanh để đáp ứng công việc. Nhằm giúp các bạn hiểu hơn về vấn đề này, mời các bạn cùng tham khảo các thủ thuật Excel sau đây.

1. Định dạng có điều kiện

Định dạng có điều kiện là một trong những tính năng vượt trội của Excel. Nó cho phép bạn thiết lập trước các kiểu font chữ, màu chữ và màu nền trên cơ sở tùy thuộc vào các giá trị ô. Tính năng này rất hữu ích trong việc làm nổi bật lên những thông tin quan trọng và giá trị vượt ra ngoài phạm vi chấp nhận hoặc đưa ra một tín hiệu trực quan kết hợp các  phạm vi giá trị với các mã màu sắc.

Đặc biệt, định dạng có điều kiện rất dễ thiết lập. Chỉ cần nhấn chọn vào các ô mà bạn muốn định dạng và chọn lệnh Conditional Format trong menu Formatting. Hộp thoại Conditional Formatting cho phép bạn đặt ra những điều kiện mà định dạng ô sẽ được áp dụng nếu có giá trị thỏa mãn những điều kiện này. Bạn hãy chọn Format để mở hộp thoại Format Cells.

Trong hộp thoại này bạn có thể chọn ra các màu sắc và kiểu dáng được áp dụng. Mỗi ô có thể có cùng lúc nhiều định dạng có điều kiện. Ví dụ bạn có thể đặt điều kiện nếu giá trị của một ô nào đó nằm trong khoảng 10 đến 100 thì nó sẽ có nền màu vàng và chữ màu đỏ, còn những ô nào có giá trị từ 100 trở nên thì có nền đỏ và chữ màu trắng.

2. Thủ thuật sắp xếp dữ liệu

Giả sử khi bạn sắp xếp dữ liệu mức lương của công nhân trong Excel đôi khi chưa được đúng, ví dụ như khi bạn sắp xếp từ thấp lên cao bạn sẽ thấy số tiền 5 triệu nằm trên 4,5 triệu. Để khắc phục tình trạng này, bạn thực hiện như sau:

- Chọn cột muốn sắp xếp

- Nhấp menu Format và chọn lệnh Cells.

- Trong hộp thoại Format Cells, bạn nhấp tab Number và chọn trên general category, sau đó máy tính sẽ sắp xếp lại.

3. Sử dụng Goal Seek

Goal Seek là một tiện ích của Excel hỗ trợ tìm cách giải quyết cho bài toán mục tiêu, cho phép bạn chỉ ra ô mang giá trị đích và Excel sẽ thay đổi giá trị của ô khác có liên quan để vẫn đạt được giá trị mục tiêu này. Cách thực hiện như sau:

- Chọn ô mà bạn muốn thay đổi, sau đó nhấn menu Tools chọn Goal Seek

- Trong hộp thoại Goal Seek bạn thấy địa chỉ ô được chọn trong khung Set Cell.

Nhập giá trị mục tiêu vào khung To value, sau đó chọn ô sẽ được thay đổi giá trị để có thể đạt được mục tiêu này. Khi bạn nhấn Ok, Excel sẽ tự tính toán và cho ra kết quả tối ưu.

4. Kẻ đường chéo cho ô

Nếu trường hợp bạn dùng công cụ vẽ đường thẳng (line) để vẽ đường chéo cho ô (cell) thì đó cũng là một cách, tuy nhiên bạn cũng có thể thực hiện theo cách sau:

- Di chuyển con trỏ sang phải của ô và gõ đề mục phía trên.

- Nhấn Alt + Enter để di chuyển con trỏ xuống hàng dưới và gõ đề mục dưới.

- Bây giờ bạn tạo đường chéo ô phân cách hai đề mục trên bằng cách: nhấp phải chuột trên ô vừa nhập và chọn lệnh Format Cells từ menu trở xuống.

- Trong hộp thoại Format Cells, chọn tab Border, sau đó nhấp chọn ô đường chéo từ trái sang phải hay từ phải sang trái trong vùng Border và chọn kiểu đường chéo trong vùng Style.

- Nhấp Ok để hoàn thành.

5. Tạo font mặc nhiên

Mặc định khi khởi động Excel, bạn sẽ thấy font hiển thị trên thanh formatting là Arial, vì vậy mỗi lần gõ Tiếng việt, bạn phải chọn lại font cho mình, việc này trông rất tốn thời gian và không sành điệu chút nào. Vì thế các bạn có thể thực hiện các bước sau để khi mở trang khác ̣(sheet) thì không phải thực hiện các thao tác thay đổi font nữa.

- Nhấp menu Format và chọn lệnh Style.

- Trong hộp thoại Format Cells, bạn chọn font, kích cỡ,… trong ô Font, Size,.. và nhấp Ok.

Sau khi thực hiện các thao tác trên xong, sau này mỗi khi bạn chọn một trang (sheet) mới trong file, font sẽ không bị thay đổi nữa.

   Các thủ thuật Excel rất cần thiết với dân tin học, giúp bạn thao tác nhanh hơn, rút ngắn thời gian làm việc trên bàn phím và hoàn thành tiến độ công việc nhanh chóng. Hãy lưu lại và thực hành chúng một cách nhuần nhuyễn.

>>> Xem thêm các bài viết:

• Mách bạn những thủ thuật hay, cần nắm rõ đối với hàm IF trong Excel
• Hàm Vlookup và những điều bạn cần biết khi dùng hàm Vlookup?